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オフィス不在時でも安心!便利なサービス

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サービスオフィスを選ぶときの決め手は、どのようなことを重視していますか?立地やデザイン、価格などが代表的な比較材料になるでしょう。ビジネス活動は、社内にいることも多いですが、業種によっては社外にいる事の方が多いという方もいると思います。そんな方はサービスオフィスを選ぶ際に、オフィスにいないときに利用できるサービスを比較しているでしょうか?サービスオフィスには、オフィスにいないときでも利用可能な便利なサービスを提供している物件もあります。一般オフィスにはないサービスオフィスだからこそ利用できるサービスです。この記事では、サービスオフィスにいなくても利用できる便利なサービスを紹介します。サービスオフィスの便利な一面を知ることができるはずです。

 

レセプションサービス

サービスオフィスの魅力は、レセプションサービスがあることでしょう。

レセプションサービスとは受付のこと。サービスオフィスに訪れた来訪者を、レセプション担当者が出迎えてくれます。サービスオフィスの利用者は、このレセプションサービスに魅力を感じている人が多いのです。レセプションがあるということは、会社のブランディングにも繋がります。丁寧なレセプション対応は、来訪者に好印象を与える事が出来ます。

飛び込み営業のような急な来訪も、レセプションがあればそこで断ってもらうことも可能です。飛び込み営業に時間を割かずに済むのは、ストレスなく貴重な時間を仕事に使う事ができます。レセプションサービスは、サービスオフィスの利用者がいないときでも対応してくれるため、伝言などを受け取ってくれることもあります。大切な来訪者に好印象を与えて、望まない来訪者はシャットダウンする。レセプションサービスがあるからこそ、実現できることです。

 

セキュリティ

サービスオフィスにいないときにもっとも心配になるのが、セキュリティではないでしょうか?

多くのサービスオフィスでは、ハイセキュリティシステムが導入されています。エントランスホールにはレセプションが置かれて、各フロアに入るにはICカードが必要なケースが多いです。各オフィススペースに入る時にも、ICカードでの認証が必要となります。もちろんサービスオフィスによって違いはありますが、どのオフィスもセキュリティの高さには自信を持っています。24時間利用可能なサービスオフィスも多いですが、ハイセキュリティの為オフィス不在でも、社外の人間が足を踏み入れることはありません。セキュリティの高さは、サービスオフィスを利用する上で安心材料になるでしょう。

 

宅配ボックス

近頃配達の事で話題になる事が多い、宅配ボックス。サービスオフィスには、宅配ボックスが設置されているところも多いです。そのため、出先にいる事が多くても、オフィスに戻ってくれば荷物を受け取る事が出来ます。仕事に関連する荷物であれば、オフィスに不在でもすぐに受け取りたい事も多いのではないでしょうか?サービスオフィスであれば宅配ボックスがあるから、心配いりません。

郵送物転送

サービスオフィスを契約していても、なかなかオフィスにいけないという利用者もいるでしょう。

そんなときに便利なのが、郵送物転送のサービスです。オフィスに行くのは難しいけれども、重要な契約書などはすぐに自宅に転送して欲しいという場合もあるでしょう。サービスオフィスのレセプションなどに頼めば、郵送物の転送をしてくれます。

オフィスに行くのが難しいときに、便利なサービスです。

電話転送

オフィスの固定電話を用意したけれど、電話がかかってきても出先では出る事ができない。誰でもこの問題で困った事があるのではないでしょうか?サービスオフィスでは、オフィス内の固定電話を携帯電話に飛ばすサービスをしているところがあります。また、レセプションにかかってきた電話は、常に携帯電話に転送してくれるサービスを提供しているオフィスもあります。まさにオフィスにいないときでも利用できる、利便性の高いサービスオフィスがあるのです。

オフィス清掃

当たり前のようになっている綺麗なオフィス空間。サービスオフィスの共用スペースは、清掃業者が入り、清潔に保たれています。綺麗な空間に保たれているからこそ、オフィスとしてのハイクオリティを維持できています。綺麗なオフィス空間は当たり前になっていても、自分が利用していないときに清掃業者が入るからこそ清潔感が保たれているのです。自社でオフィスを構えていれば、清掃も全て自分たちでする必要があります。オフィス清掃をしてもらえるのは、サービスオフィスを利用している特権とも言えます。

 

法人登記

サービスオフィスの多くは、法人登記が可能です。法人登記をすることで、エントランスに法人としてのサインを入れる事が可能なサービスオフィスもあります。会社名や社名のサインは、会社の顔です。自分がオフィスにいなくても会社の顔として機能するために、法人登記可能なのがサービスオフィスなのです。

 

IT環境の保守・運用

サービスオフィスの特徴は、複合機などの設備をシェアしていることです。また、wi-fi環境やセキュリティなどのIT環境が備わっています。サービスオフィスでは、これらの定期的な点検や補充、必要に応じた機器の入れ替えなども対応しています。自社でこれらの設備を揃えていれば、自分たちで点検は補充をすることになりますが、サービスオフィスであれば知らぬ間に済ませてくれます。wi-fiの調子が悪いなど環境の整備をしてもらいたいときは、レセプションに伝えれば業者が点検してくれるでしょう。外出していても、オフィス環境の整備をしてくれるので仕事への影響は少ないはずです。サービスオフィスには、IT環境を整備してくれる便利なサービスがあります。

 

常駐秘書

サービスオフィスの殆どは、常駐秘書を用意しています。来訪者の案内やお茶出し、細かな調整や連絡まで対応してくれるサービスがあります。オプションとして別途費用が掛かる場合もありますが、自社で秘書や事務員を雇うと、費用面や仕事面で不安があるかもしれません。その点、サービスオフィス内の常駐秘書であれば、豊富な経験があるので不安も少ないはずです。会社規模や事業規模が大きくなるにつれて、秘書業務を頼みたいと思う事もあるかもしれません。常駐秘書であれば、出先からでも頼みごとをしやすいメリットもあります。

 

サービスオフィスのサービス事例

ここからは、サービスオフィスが利用者に提供している事を事例として紹介します。

サーブコープは、世界の54都市に160以上の拠点でレンタルオフィスやコワーキングスペースを運営している会社です。サーブコープは、オフィス内で利用できるOneApというアプリを独自に開発。このアプリは、電話機が置いてあるコワーキングスペースではなく、自席にいながら自分の固定電話番号の受信と発信ができるので、利用者から高い評価を得ています。事前に携帯電話番号を登録していれば、外出時に掛ってきた電話は携帯電話に転送されます。また、レセプションを通しての電話対応も、マニュアルを事前に申請することでその通りに対応をしてもらえます。これらの登録は全てポータルサイトで一括管理されており、24時間365日いつでも変更が可能です。また、会議室の予約も同様にサイトから出来るので、オフィスの外からスケジュールに合わせて柔軟に利用する事が出来ます。

 

サーブコープの物件はこちら

丸の内トラストタワー本館

新宿野村ビル

日比谷セントラルビル

次に紹介するレンタルオフィスは、積和不動産が運営するビズスマートシリーズです。

ビズスマートも独自の会員専用アプリを使う事で、スマートフォンをインターフォンの子機として使用する事が出来ます。その為、このアプリを利用すれば外出先や席を外しているときでも、来訪者の対応が可能です。会議室の予約状況の確認や予約、オフィス利用請求額の確認や請求書の印刷まで対応しています。ビズスマートの強みでもあるコンシェルジュでスムーズな対応ができるように、事前に来訪者の登録が可能となっています。コンシェルジュからのメッセージ確認機能や、コンシェルジュへの作業依頼の通話量が無料など、他には無い付加価値を付けたサービスをていきょうしています。

このように、サービスオフィスが独自のアプリやサービスを展開しており、オフィスにいないときを配慮して環境を整えられたオフィスが増えています。

 

ビズスマートの物件はこちら

BIZ SMART西新宿

BIZ SMART代々木

BIZ SMART神田

 

 

まとめ

サービスオフィスに不在時でも利用できる便利なサービスについて紹介してきました。

サービスオフィスのことを知らなかった方でも、これだけ便利なら利用したいと思われたのではないでしょうか?オフィスにいなくても、オフィスとしての機能を果たす事ができる便利なサービスが、サービスオフィスにはあります。サービスオフィスを利用して、ビジネスを円滑に進めましょう。

 

 

この記事を書いた人
佐藤
佐藤
オフィス仲介コンサルタント

大学卒業後、不動産デベロッパー会社にて投資用マンションの個人営業に従事。2017年クラヴィス・リアル・エステート㈱に転職。オフィス仲介として日々スタートアップ企業・地方企業、独立開業した方々へレンタルオフィス・サービスオフィスをご提案。/宅地建物取引士

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