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初めてのオフィス選び 失敗しないオフィスはこれだ!

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創業期、初めてのことだらけで四苦八苦されている方も多いのではないでしょうか。オフィス選びもそのひとつ。オフィスは会社の拠点となる場所です。立地はどこがいいのか、どういったオフィスがいいのか、気になるところではないでしょうか。事業内容や業務内容、来客や外出が多いのか、人が増える予定があるのかなど、さまざまな要素を検討する必要があります。それではオフィスの選び方について説明していきましょう。

まずはオフィスを構えるエリアを決めよう

どのエリアにオフィスを構えたら良いのか。まずはこのエリアを決めるところから始めましょう。エリアによってある業種が多く集まっているというところがあります。例えば、官公庁関係であれば霞ヶ関周辺、IT関係であれば渋谷、出版関係であれば神田・神保町というような特定の業種が集積するエリアがあり、自身の事業と関係するのであればそういったエリアを考慮した方が良いでしょう。顧客の近くにいることで打合せや納品など、移動時間が短縮でき、日々の業務がスムーズに遂行できるはずです。

また、仕事相手を本社の所在地というフィルターを通して見るという風潮もまだまだ残っています。そのため、ビジネス街の一等地にあるオフィスビルに入居することで信用力を得るというのも、一定の効果として期待ができます。来客が多い事業であれば、一等地の住所やビルグレードは選択の条件として加えておいた方が間違いないでしょう。

内覧でチェックしておきたいところ

オフィスビルで見ておくべきポイントもお伝えしておきましょう。まずはエントランスの清掃が行き届いているか、社名版の社名を確認し、実際にその企業が入居しているかどうかは確実に確認しましょう。セキュリティーを重視するのであれば、ビルの警備体制や、OAフロアにするのであれば、天井の高さ、サーバーや什器など、重さがあるものを設置するのであれば床の耐荷重など、確認しておく事項は内覧前に予めチェック事項としてまとめておくことをお勧めします。

オフィス内ではぜひ椅子に座って見渡すことをしてください。隣のビルの人と視線があったり、直射日光や反射が眩しかったりということがわかります。できれば夜にも一度内覧してみてください。街の灯りや看板の光がチカチカしてうっとうしいということがあるかもしれません。

女性従業員がいる場合、または今後採用するかもしれない場合、お手洗いなどの水回りもチェックしておきたいところです。もし面接に来た求職者がお手洗いを見て、清掃が行き届いていない、数が少ない、狭いといった場合、その会社への就職意欲が下がり、入社を辞退するということもあるようです。そのほかでは、郵便受けやゴミ集積場を見ることもお勧めします。この場所がきちんと整理されているかどうかで、管理会社の管理能力がわかると思います。

パッと見ただけじゃ分からない、物件のデメリットポイントもあるかもしれません。内覧で細かい所まで気を配るのは大切なことです。
いざ入居してから不便さを感じる事も。内覧時には、細かいポイントも見渡してみましょう。

オフィスの選択肢は多彩

次にオフィスの形態です。主なオフィス形態としては、①賃貸オフィス、②レンタルオフィス・シェアオフィス、③サービスオフィス、④バーチャルオフィス、⑤自宅・賃貸マンション―の5つがあげられます。

賃貸オフィスでは、不動産業者を通して探すことになりますが、不動産業者によって持っている物件情報や条件なども変わってきます。複数の不動産業者を活用した方が良いでしょう。また賃貸オフィスは駅から遠かったり、築年数が古かったりすれば家賃を下げることができます。しかし、契約の費用に加え、事務机やパソコン、OA機器などの備品、インターネット環境はすべて入居者側で揃えなければならないことが多く、必要であれば内装工事費用もかかってきてしまいます。それゆえ、賃貸オフィスを借りる場合はどうしても初期費用が高くなってしまいます。

初めは人数が少なく、広さがちょうど良かったオフィスも従業員が増えてくれば手狭になってしまいます。その場合、引っ越すか、拡張するかになりますが、どちらも相応の費用が必要だということも考慮しなければなりません。

反対にもっとも費用を抑えることができるのは自宅です。自宅であれば家賃などの固定費をかなり抑えることができますが、来客対応が難しい、外出が多いのに訪問先までが自宅から遠い、またずっと家にいることで仕事とプライベートのメリハリがつけにくいといったことがデメリットとしてあげられます。

居住用の賃貸マンションの1室をオフィスとして借りるというケースもありますが、キッチンやバスなどがあり、部屋も細かく区切られるため、オフィスとしては使い勝手が悪いということがデメリットになります。また、自宅や賃貸マンション、バーチャルオフィスに本社の所在地を設定すると、金融機関からの心象が悪かったり、取引先からの信用度が得にくかったりというデメリットも生じる恐れがあります。

レンタルオフィスやシェアオフィス、サービスオフィスは、初めからオフィス家具やOA機器、インターネット環境などが揃っているオフィスになります。ひとつのサービスオフィス内に複数社が入居しており、個室やブース、オープンスペースの利用など、それぞれの利用プランによって契約するスタイルになります。初めて構えるオフィスとしては、機能面で充実し、初期費用も抑えることができるこのタイプのオフィスがお勧めです。

創業期に失敗しないオフィスは「サービスオフィス」

サービスオフィスは、一等地と呼ばれる東京、渋谷、新宿、品川など都内の主要なオフィス街はすべて網羅しており、ご希望のエリアに拠点を持つことができるでしょう。また、駅近といった利便性が高い好立地にあり、ビルグレードも高いオフィスビルになります。そのため、先ほど述べたオフィスビルの内覧でチェックしておくべきポイントはすべてクリアしたオフィスが揃っています。従業員が増えた場合でも簡単に大きな個室に移ることも可能です。

業務に必要なオフィス家具やOA機器、インターネット環境が完備されているのはもちろん、来客や電話、メール対応を代行してくれる受付・秘書サービスなどが標準機能として提供されています。また、共有施設として設備された会議室を必要な時だけ利用することもできます。

会社を成長させていくためにはどの立地が良いのか、どういったオフィス形態を選ぶべきなのか、初めてのオフィス選びで後悔しないようにしたいですよね。サービスオフィス選びでわからないこと、ちょっとしたご質問などがありましたら、当社までお気軽にご相談ください。ご相談、ご質問は当社専門アドバイザーが無料にてお答えいたします。

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この記事を書いた人
戸部 知良
戸部 知良
フリーライター

1980年生まれ、フリーライター。経済、ビジネス、行政から生活情報までさまざまなジャンルで執筆を行う。インタビュー取材は年間50本以上、記事投稿数は年間200本以上。

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「サービスオフィス」だからこそ
選ぶべき価値がここにあります。
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