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低コストで千客万来! 人を招きたくなる理想のオフィス

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理想のオフィスとはどういったものでしょうか。一等地の駅近で広々としたオフィス、重厚感があるオフィス、窓から都会の景色が広がる開放感あるオフィスなど、こういったオフィスでしょうか。でもそれは大企業のオフィスの話でしょ?と思われるかもしれませんが、そうではありません。起業間もないスタートアップ企業や少人数の中小・零細企業、士業事務所などがそういった理想のオフィスに多く入居しているという話です。それはどういったオフィスなのか、その謎を解いていきましょう。

賃貸オフィスの必要面積はどう調べる?

起業して間もない会社や中小・零細企業、士業といった事業では、従業員数も多くなく、そんなに広いオフィスは必要ない、コストはなるべく安く抑えたいと考えている人が多いかと思います。

例えば10人程度の広さ、一般の賃貸オフィスで探すとしてみましょう。まずはどの程度の広さが必要かを検討します。日本ビルヂング協会連合会、ニューオフィス推進協会などが公表している調査によれば、従業員1人あたりの平均必要スペースは3~5坪(10~18平米)程度だそうです。ただし、フリーアドレス制やリモートワークを採用する会社なども登場し、オフィスでの従業員1人あたりの平均必要スペースは年々、縮小傾向にあるといいます。

従業員数分の必要スペースに加え、将来的に増える予定があるのであれば、その分のスペースを確保のうえ、来客が多い事業であれば会議室や応接室などのスペースも確保しなければなりません。そうなると、意外と広いオフィス面積が必要になるかと思います。オフィス面積を保持しつつ、コストを抑えるとなると駅から離れていたり、築年数がそれなりに経っている古いビルだったり、理想の物件とはかけ離れたものになってしまうかもしれません。

一般的な賃貸ビルオフィスの初期費用は重荷!?

一般の賃貸オフィスであれば、敷金や礼金、内装工事費用などもコストとして必要になります。一般的な賃貸オフィスの敷金は賃料の8~12ヵ月分、さらに2ヵ月分相当の礼金や償却が必要となる物件もあります。オフィス開設には敷金・礼金だけではなく、オフィスの内装費用、オフィス家具の購入、電話やインターネットなどの環境整備にも相当のコストがかかってきます。こうした膨大な初期費用は、起業したてのスタートアップ企業や少人数の中小・零細起業、士業事務所などでは、キャッシュフローを圧迫する要因となりがちです。また退去の際には、賃貸オフィスでは原状回復義務が課せられます。この原状回復費用も大きな負担になります。

賃貸オフィスに入居する準備は、初期費用だけでなく、不動産業者や内装業者との打ち合わせといった時間コストもかかってきます。特に起業時などでは、慣れない業務も多く、ほかにやらなければならないこともたくさんあるはずです。オフィスの準備に時間を取られてしまうと、それが影響して経営リスク増加にもつながる恐れがあります。

東京にオフィスを構えるためには、莫大なコストと労力が必要となります
オフィスを構えるということは、意外に大変なコストと労力がかかるものです・・・

少人数の事業体に最適なサービスオフィス

そもそもビジネス街とは程遠い立地、一部上場会社の本社が集積するようなビジネス街ではあっても、駅まで遠い、ビルが古くて外観が見劣りする、あるいはオフィス内の内装や備品が安っぽいなどでは、仕事をするモチベーションはあがらないと思います。ましてや来客が多い事業では会社への心象にも影響を与えかねません。

しかし、ビジネス街の一等地、駅近でビルグレードも高く、内装も良質となると、それこそ大企業のようなオフィスになってしまいます。それを起業したてのスタートアップ企業などが単体で、となるとそれはハードルが高過ぎる話になるでしょう。

オフィスを選ぶ際、「家賃」、「立地」、「広さ」、「ビルグレード」などを考慮しなければなりませんが、条件が良ければ家賃が高くなり、家賃を抑えようとなるとそれなりのオフィスになってしまいます。しかし、立地やグレードがよく、初期費用や浪費時間を抑えてながらも納得できるオフィスを手に入れることができるんです。その理想を叶えてくれるのがサービスオフィスになります。

なぜサービスオフィスが理想を叶えてくれるのか

サービスオフィスとは、そのフロア内に1人から利用できる個室や専有スペースなどが多数設けられており、企業が個室や専有スペースごとに契約して入居するレンタルオフィスの一種になります。場所はビジネス街の中心、駅近の一等地に所在しており、入居している建物自体もその地域のランドマークとなるような有名な大型オフィスビルや、一流企業が多く入居する信頼性の高いオフィスビルがばかりです。

新規取引が期待できる見込顧客と名刺交換した際、名刺の会社所在地を確認することも多いと言われています。ビジネス中心街の有名オフィスビルに入居しているとなれば、先方に好印象を与えることもできるでしょう。

オフィスの内装やオフィス家具もビルグレードに見合った高いグレードで整えられています。重要な顧客との打ち合わせでは、立地やオフィスビルが申し分なく、エントランスやオフィス内装・備品などが豪華であったりすると、商談などもスムーズに進むかもしれません。

また、来客の際には丁寧な接客で好感度高い受付が対応してくれるほか、電話やメール対応を代行してくれる受付・秘書サービスも標準機能として提供されています。外国との取引がある場合には、語学に堪能な受付スタッフがいるサービスオフィスの利用がお勧めです。起業したばかりで社長1人が事業を行っている場合など、受付・秘書サービスは重宝するはずです。

大人数で利用可能なモニター付き会議室。そんな立派な会議室を設けられるのはサービスオフィスだからこそ。
サービスオフィスなら、立派なオフィス家具や会議室が備付け。レベルの高い接客をしてくれる受付スタッフも常駐しています。

一般の賃貸オフィスでは敷金・礼金がかかるうえ、退去時の原状回復義務も発生すると記述しましたが、サービスオフィスであれば、場所によっても異なりますが敷金1ヵ月分や入会金、共益費前納といった一般の賃貸オフィスより低額な契約金で入居でき、初期費用を抑えることができます。また、内装、オフィス家具、電話、セキュアなネット環境、OA機器など、オフィスに必要な設備はすべて完備されており、余計な工事なども要りません。工事が必要ないので契約してからスピーディーに入居ができ、すぐに業務に注力することができるので時間とコストを大幅に圧縮することができます。

従業員が増減した場合は、一般的な賃貸オフィスではその都度対応するのにも限度がありますが、サービスオフィスではフロア内で空いている大きい個室、もしくは小さい個室に簡単に移ることもできます。そのほか、打ち合わせや顧客との商談の際など、会議室を必要なときだけ利用することも可能です。

立地やビルグレード、コスト、内装、サービスといったあらゆる面から見て、サービスオフィスがあなたの理想を叶えてくれるオフィスになるはずです。サービスオフィス選びでわからないこと、ちょっとしたご質問などがありましたら、当社までお気軽にご相談ください。ご相談、ご質問は当社専門アドバイザーが無料にてお答えいたします。

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この記事を書いた人
戸部 知良
戸部 知良
フリーライター

1980年生まれ、フリーライター。経済、ビジネス、行政から生活情報までさまざまなジャンルで執筆を行う。インタビュー取材は年間50本以上、記事投稿数は年間200本以上。

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