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事務所移転で圧倒的にコストを削減する4ノウハウ

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事務所を移転する際には、さまざまな費用がかかってきます。今のオフィスから出るだけでも費用がかかり、そのほかにも引越し費用、引越し先の事務所開設費用なども必要になり、一言で事務所移転といっても相当な費用がかかってきます。移転にかかる費用を検討せずに決めてしまうと予算が足りず、結局白紙に戻すという事態も起きかねません。移転費用を把握した上でどうコストを削減していくか、一緒に検討していきましょう。

意外と見落としがち!? 現オフィスの退去費用

移転先の賃料や引越し費用だけを考えていると、思わず現オフィスの退去費用を忘れがちです。実際、どういった費用がかかってくるのか、見ていきましょう。

退去の際は、現オフィスの貸主に6ヵ月前に申告する必要がある場合が一般的です。例えば退去する3ヵ月前に申告した場合、退去した3ヵ月後まで家賃を請求される可能性もあります。入居前に契約内容をしっかり確認されているかと思いますが、今一度、契約書を読み返してどういう契約をしたのか、確認しておくことが肝要です。入居前、後々トラブルにならないよう契約者に書かれていない部分は口頭だけの確認で済ませず、書面で残しておくことをお勧めします。

次に検討しなければならないものとして、原状回復のための工事です。基本的には賃貸オフィスにおける床、壁、天板、照明などの撤去が必要であり、原状回復の工事費用は自然損耗かどうか関係なく、すべて借主負担となります。

これは賃貸住宅と異なり、その賃貸オフィスが店舗であったり、事務所であったり、借主によって使い方がまったくわからないため、次の入居者のために原状回復させる必要があり、その費用は内装工事を行った借主が負担すべきという考え方があるからです。

例えば、ほとんど内装工事をしなかった場合は原状回復の費用は安くなりますし、サロンを運営するため、間仕切りを縦横無尽にして、個室をたくさん作っているような場合は間仕切りの撤去だけでもかなりの金額になります。そのため、もし今後もオフィス移転することを考えている場合は、内装工事の際、原状回復の費用も考慮した工事したほうが良いかもしれません。

費用感としては、中小規模オフィスの場合は坪単価2~5万円程度、大規模オフィスの場合は坪単価5~10万円程度が相場と言われています。ただ、工事内容によってかなり異なってきますので、あくまで参考程度までに留めておいてください。また、物件によっては指定業者が決められている場合もあり、相場より工事費用が高く請求される場合もあります。必要があれば外部の引越しコンサルタントなどへ相談し、貸主、および指定業者などと値段交渉することも大切です。

また、貸主の承諾を得ることが前提ですが、解約日までに次の入居希望者が見つかれば、原状回復をせずに次の入居者がそのままで入居する「居抜き」というものがあります。その場合は原状回復の費用は必要なく、クリーニング代程度にコストを抑えることが可能です。

オフィス移転で発生する大きな荷物。移転作業は大変です
スタッフの分だけ荷物が多くなる、オフィス移転・・・

引越しにかかる相場はいくら?

引越し費用は、引越し業者のスタッフ数×作業費用、車料、梱包資材、養生、箱詰め開封などがかかってきますが、社員1人当たり3~5万円程度が相場になっているようです。人数によって1人当たりの金額が2人まで5万円、10人まで3万円、20人まで2.5万円と変動する業者もあります。例えばこの業者の場合なら、10人の事務所であれば10人×3万円=30万円ということにあります。

含まれる作業範囲は、業者によって異なるケースがあり、またエレベーターの有無や階段・通路の幅、クレーン作業が必要かどうかで費用は変わってきます。複数社の見積もりを取って確認することをお勧めします。物件によっては引越し業者が指定という場合もありますので、その場合も相場観を確認するため、他引越し業者へ見積もりを依頼したり、オフィス移転コンサルティングなどへ相談してみたりすることを考えてみても良いでしょう。

オフィス移転シミュレーションをやってみよう!

実際に事務所移転をする場合のシミュレーションを行ってみましょう。想定は次の通り。現在30坪のオフィスで従業員は7人。今後、従業員を増員する予定があり、60坪のオフィスに移転することを検討(※だいたいの予算感になりますので、あくまで参考程度に)。

【移転費用】

退去費用:家賃10万円(賃料20万円 残り15日/月で退去)+水道光熱費2万円
旧事務所の原状回復費用:120万円(坪単価4万円で計算)
引っ越し費用:21万円(社員数7人、1人当たり3万円))
新事務所の内装費用:1,200万円(坪単価20万円)※一般的に坪単価10~30万円程度
LAN、パソコン、電話などの設置費用:35万円
椅子・デスク、什器などのオフィス家具:35万円
委託金(保証金):420万円(賃料の12ヵ月分)

合計:1,843万円

この費用感は中小企業にとって、それなりのインパクトがあるかと思います。このコストを削減する方法がいくつかあります。その方法を紹介していきましょう。

オフィス移転のコストを削減するノウハウ

オフィス移転は工夫をすることで、費用を抑えることも可能です。コストカットができる場面は、①現在のオフィスの退去費用②引越し費用③新しいオフィスにかかる費用―の3つです。

退去する際に原状回復が必要と前述しましたが、ここでのポイントは「どこまで回復するか」です。まずは窓や柱などの正確な部分を見て不要な見積もり部分は削除します。その次に新品交換になっている部分は、クリーニングで済む場合もあるほか、クリーニングも汚れた部分だけでこと足りる場合も全体をクリーニングするように見積もられていることもありますので、新品交換やクリーニングの箇所や範囲なども細かく見ていきましょう。また、「通常損耗」と呼ばれる、経年劣化によって発生した損耗などは本来、貸主負担の領域なので、この部分も厳しく確認してください。細かく確認し負担する部分を削っていくことで、コストを抑えることが可能です。

引越しにかかる費用については、もちろん運ぶものが少なければ料金を低く抑えることができます。荷物をしっかり整理し、処分するものは引っ越す前に処分しておくことが重要です。また、見積もり1社だけでなく複数社から取って比較検討することが重要です。小規模なオフィスで、オフィス家具がまだほとんどない場合は自分たちで引っ越してしまうこともできるかと思いますが、ある程度オフィス家具や什器などを運ばなければならない場合は業者を利用することをお勧めします。荷物を運んでいる途中に壁などを傷つけてしまえば、修繕が必要になりますし、重いものを運んで腰などを痛めてしまう場合もありますので、そういったリスクを避けるためにもプロに任せることをお勧めします。

新しいオフィスにかかる費用としては、大部分を占めるのは内装工事費用になります。この部分をカットするには、居抜き物件を探すというのがもっとも効果的な方法になります。しかし、希望が叶う物件にめぐり合うのはなかなか難しいかもしれません。次に考えるのは内装業者に依頼するということになりますが、ここでも複数社へ見積もりを依頼することで比較検討することができます。また内装に使う素材を低価格のものに変更することで、費用を抑えていくことができます。

内装工事をし、実際に荷物を搬入、荷ほどきをするとオフィスが稼働するまでには結構な時間がかかります
内装工事に荷物搬入から荷ほどきなど、実際に移転し稼働が出来るまでには時間がかかります

原状回復も内装工事も必要ないオフィスがある

原状回復や内装工事の費用はそれ相当にかかるというお話をしてきましたが、コストを削減するノウハウの4つ目として、原状回復や内装工事が必要なく、オフィス家具やOA機器、インターネット環境が完備されたオフィスへの入居というものがあります。それはサービスオフィスと呼ばれるオフィスへの入居です。

1人用の小規模個室をはじめ、10人以上の大きな個室を完備しているサービスオフィスもあるほか、会議室は共有施設として設備されており、必要な時だけ利用することができます。さらに来客や電話、メール対応を代行してくれる受付・秘書サービスなどが標準機能として提供されており、高付加価値なサービスを実現したオフィスです。

また、サービスオフィスは、一等地と呼ばれる東京、渋谷、新宿、品川など都内の主要なオフィス街はすべて網羅しており、ご希望のエリアに拠点を持つことができます。また、駅近といった利便性が高い好立地にあり、ビルグレードも高いオフィスビルになります。サービスオフィスの内装もビルグレードに合わせて高級感を持った造りになっています。

サービスオフィス選びでわからないこと、ちょっとしたご質問などがありましたら、当社までお気軽にご相談ください。ご相談、ご質問は当社専門アドバイザーが無料にてお答えいたします。

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この記事を書いた人
戸部 知良
戸部 知良
フリーライター

1980年生まれ、フリーライター。経済、ビジネス、行政から生活情報までさまざまなジャンルで執筆を行う。インタビュー取材は年間50本以上、記事投稿数は年間200本以上。

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